Wat houdt formatieplanning precies in? En hoe zorg je ervoor dat dit proces soepel verloopt? In dit artikel geven we praktische tips voor een succesvolle formatieplanning.
Wat is formatieplanning?
Een formatieplan is in feite de personeelsbegroting van een onderwijsinstelling. Hierin wordt vastgelegd welke functies binnen de school nodig zijn, hoeveel uren per medewerker beschikbaar zijn, in welke salarisschaal ze vallen en of ze een vast of tijdelijk contract hebben.
Dit gaat verder dan alleen docenten en onderwijsassistenten; ook schoolleiders en het ondersteunend personeel, zoals conciërges en surveillanten, worden hierin opgenomen.
Een goed doordachte formatieplanning zorgt ervoor dat:
- Er voldoende gekwalificeerd personeel is om het onderwijsaanbod te verzorgen. Pieken kunnen snel opgevangen worden en uitval snel vervangen.
- Roosters en taken eerlijk verdeeld worden.
- De financiële middelen van de school optimaal worden ingezet.
- Zowel de continuïteit als de kwaliteit van het onderwijs gewaarborgd blijft.
Maar hoe voorkom je veelvoorkomende valkuilen en zorg je voor een soepel en efficiënt formatieproces?
Tips voor een succesvolle formatieplanning
1. Speel in op de behoeften van leerlingen
Het succes van een school staat of valt met goed onderwijs. Daarom moet een formatieplan aansluiten bij de behoeften van de leerlingen. Denk aan klassengrootte, speciale ondersteuningsvragen, en de verdeling van vakken en docenten. Analyseer gegevens zoals leerlingenaantallen, prestatieniveaus en ondersteuningsbehoeften. Betrek daarbij zowel docenten als ondersteunend personeel om een compleet beeld te krijgen.
2. Houd rekening met de expertise en voorkeuren van het personeel
Elk personeelslid heeft unieke vaardigheden en voorkeuren. Een formatieplan dat hier rekening mee houdt, draagt bij aan gemotiveerde en betrokken medewerkers. Ga in gesprek met docenten en ondersteunend personeel over hun wensen en sterke punten. Dit helpt bij een efficiënte en prettige verdeling van taken en roosters.
3. Creëer een flexibel plan
Onderwijs is dynamisch: leerlingenaantallen veranderen, regelgeving wordt aangepast en personeelsverloop is een constante factor. Een te strak formatieplan kan leiden tot knelpunten. Zorg voor een flexibele aanpak, zodat je snel kunt inspelen op veranderingen. Maak gebruik van tools en systemen die het mogelijk maken om formaties tijdig bij te sturen. Denk na over creatieve oplossingen, zoals huidig personeel flexibel inzetten of een betrouwbare partner in flexibel personeel om pieken op te vangen en tijdelijke vervangingen te regelen.
4. Zorg voor een gezonde werkbalans
Een te hoge werkdruk leidt tot stress en uitval, wat de kwaliteit van het onderwijs negatief beïnvloedt. Focus in het formatieplan daarom ook op de werk-privébalans. Monitor de werklast van medewerkers en voorkom overbelasting door structurele onderbezetting. Met meer dan 30 jaar ervaring als HRM-partner in het onderwijs hebben wij een duidelijke visie op het werkgelukkig houden van medewerkers. Benieuwd naar hoe wij dat doen? Lees er hier meer over.
Flexibiliteit voor een strategische personeelsplanning
Het opstellen van een sterk formatieplan is een complexe taak. Naast het vinden van de juiste balans tussen kosten en kwaliteit, moet je rekening houden met wet- en regelgeving, werkdruk en de voortdurende uitdaging van personeelstekorten.
Flexibel personeel kan hier een sleutelrol in spelen. Het is dé manier om pieken op te vangen en tijdelijke vervanging te regelen. Wil je meer weten over hoe wij jouw onderwijsorganisatie kunnen helpen bij formatieplanning en strategische personeelsplanning? Lees hier alles over onze HRM diensten voor het onderwijs.