Klokkenluidersregeling Driessen B.V.

Hoofdstuk 1: Definities

Artikel 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Adviseur: een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand. Hieronder vallen in ieder geval de vertrouwenspersoon, een adviseur van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, een advocaat, een jurist van en vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar en een bedrijfsarts;
2. Afdeling advies: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, tweede lid;
3. Afdeling onderzoek: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, derde lid;
4. Betrokken derde:
   • Een derde die verbonden is met een melder en die kan worden benadeeld door de werkgever van de melder of een persoon of organisatie waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is, en
   • Een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerde verbonden is;
5. Directie: de corporate directie van Driessen B.V., overkoepelend aan alle dochterondernemingen;
6. Externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de medewerker het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;
7. Melder: de werknemer die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt op grond van deze regeling;
8. Melding: de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op grond van deze regeling;
9. Misstand:
   • Een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of               
   • Een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijke belang in het geding is bij:
     1. Een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel
     2. Een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is;
10. Onderzoekers: degenen aan wie de directie het onderzoek naar de misstand opdraagt;
11. Opvolging: optreden van een werkgever of van een bevoegde autoriteit om de juistheid van de gedane beweringen van de medewerker na te gaan en zo nodig en voor zover bevoegd nader onderzoek te doen of maatregelen te treffen;
12. Schending van het Unierecht:
    • Onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
    • Het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;
13. Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een medewerker dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden , die voortvloeien uit de kennis die de medewerker bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de medewerker heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;
14. Vermoeden van een onregelmatigheid: een die op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;
15. Vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren. Dit kan de interne en/of de externe vertrouwenspersoon zijn;
16. Werkgever: Driessen B.V. dan wel een aan haar gelieerde vennootschap, welke krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten.
17. Werknemer: degene die op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht;

2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen

Hoofdstuk 2: Interne melding

Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer

1. De melder kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht.
2. In overeenstemming met lid 1 kan de melder de vertrouwenspersoon integriteit verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht.
3. In overeenstemming met lid 1 kan de melder een beroep doen op de adviestaak van het Huis, bijvoorbeeld een verzoek om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht.
4. In overeenstemming met lid 1 kan de melder melding maken over een vermoeden van misstand of een inbreuk op het Unierecht bij afdeling HRM van Driessen (hrm@driessen.nl).

Artikel 3. Interne melding door een interne of externe werknemer van de werkgever

1. Een werknemer van de werkgever danwel een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen kan bij iedere leidinggevende binnen de organisatie melding doen van een vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht.
2. De werknemer als bedoeld in het vorige lid kan het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht binnen de organisatie van de werkgever ook melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar een leidinggevende als bedoeld in het vorige lid. De identiteit van de melder dient te allen tijde geheim te blijven, mits uitdrukkelijke toestemming is ontvangen van de melder.
3. De melder kan een melding op diverse wijze melden: schriftelijk, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem of op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door een gesprek op locatie.
4. Meldingen die telefonisch of in een gesprek op locatie worden gedaan registreren door opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm (met voorafgaande instemming van de melder) of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek.

Hoofdstuk 3: Bescherming tegen benadeling

Artikel 4. Bescherming van de melder tegen benadeling

1. De werkgever zal de melder niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij de werkgever, een andere organisatie, of een externe instantie als bedoeld in artikel 12 lid 3.
2. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:
   • Het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
   • Het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
   • Het niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
   • Het treffen van een disciplinaire maatregel;
   • Het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, de opgelegde benoeming in een andere functie;
   • Het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek;
   • Het verplaatsen of overplaatsen van de melder, anders dan op eigen verzoek;
   • Het weigeren van een verzoek tot het verplaatsen of overplaatsen van de melder;
   • Het wijzigen van de werkplek of het weigeren van een verzoek daartoe;
   • Het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning, bonus, of toekenning van vergoedingen;
   • Het onthouden van promotiekansen;
   • Het niet accepteren van een ziekmelding, of het de werknemer als ziek geregistreerd laten;
   • Het afwijzen van een verlofaanvraag;
   • Het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek;
3. Van benadeling als bedoeld in lid 1 is ook sprake als een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2 jegens hem te nemen, maar de maatregel die de werkgever neemt niet in redelijke verhouding staat tot die grond.
4. Indien de werkgever jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of een schending van het Unierecht.
5. De werkgever draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
   • Het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
   • Het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
   • Het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
   • Het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.

6. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

Artikel 5. Het tegengaan van benadeling van de melder en andere betrokkenen

1. De werkgever draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling van de melder tegen te gaan worden genomen.
2. De werkgever zal de adviseur die in dienst is van de werkgever niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder.
3. De werkgever zal de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
4. De werkgever zal een werknemer die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
5. De werkgever zal een werknemer niet benadelen in verband me het door hem aan de onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.
6. Op benadeling van de in lid 1 t/m 6 bedoelde personen is artikel 4 lid 2 t/m 6 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

1. De werkgever draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.
2. De werkgever richt een kanaal in waar meldingen kunnen worden ontvangen waarin de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van betrokkenen derden wordt geborgd en dat alleen toegankelijk voor daartoe gemachtigde personeelsleden.
3. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder en adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van hen beiden en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
4. Indien de melder van het vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht geen toestemming wil geven zijn identiteit bekend te maken, dient de melding via de externe vertrouwenspersoon plaats te vinden. Alle correspondentie over de melding verstuurd aan de externe vertrouwenspersoon dient onverwijld vanuit een externe mailserver door hem of haar doorgestuurd te worden aan een externe mailserver van de melder.

Artikel 7. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

1. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht mondeling bij een leidinggevende doet of een schriftelijke melding van een mondeling toelichting voorziet, draagt de leidinggevende, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstrand of een schending van het Unierecht mondeling via de vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondeling toelichting voorziet, draagt de vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
3. De leidinggevende bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan de directie.
4. De directie stuurt de melder onverwijld binnen 7 dagen een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.
5. Binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan de melder informatie verstrekt over de beoordeling en (zover van toepassing) de opvolging van de melding.

Hoofdstuk 4: Het onderzoek

Artikel 8. Behandeling van de interne melding door de werkgever

1. De directie stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht, tenzij:
   • Het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
   • Op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
2.  Indien de directie besluit geen onderzoek in te stellen, informeert zij de melder daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de directie van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht.
3. De directie beoordeelt of een externe instantie als bedoeld in artikel 12 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de directie de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De directie draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of schending van het Unierecht.
5. De directie informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De directie stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De directie informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie zoals bedoeld in lid 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 9. De uitvoering van het onderzoek

1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De onderzoekers kunnen ook andere horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die is gehoord. Degene die is gehoord ontvangt hiervan een afschrift.
3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen de onderzoekers – bovenop de door hen gevraagde documenten – extra documenten en gegevens verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek ook kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Hoofdstuk 5: Het onderzoeksrapport

Artikel 10. Standpunt van de werkgever

1. De directie informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijke standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de directie de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is.
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de directie of een externe instantie als bedoeld in artikel 12 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand of schending van het Unierecht en van het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder op grond van lid 1 t/m 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 11. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren.
2. Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand of een schending van het Unierecht niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is verzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 8 t/m 11 van overeenkomstige toepasing.
3. Indien de werkgever een externe instantie als bedoeld in artikel 12 lid 3 op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

Hoofdstuk 6: De externe melding

Artikel 12. Externe melding

1. Indien de melder geen interne melding wil doen bij een leidinggevende of vertrouwenspersoon binnen de organisatie, heeft de melder altijd de mogelijkheid rechtstreeks een externe melding te doen.
2. De melder kan ook na een interne melding een externe melding doen indien:
   • De melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 10 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
   • De melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 10 lid 1 of lid 2.
3. De melder kan de externe melding doen bij een externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
   • Een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
   • Een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
   • Een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders
4. Indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de instelling bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand of schending van het Unierecht te kunnen opheffen of doen opheffen.
5. Zowel in het geval van melding bij een externe instantie als melding bi een externe derde dient de melder zorgvuldig te handelen en een afweging te maken tussen het maatschappelijk belang en de belangen van de instelling, waarbij schade voor de instelling zoveel als mogelijk wordt voorkomen (voor zover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand).

Hoofdstuk 7: Misbruik

Artikel 13. Misbruik

1. Misbruiken van deze regeling, waaronder begrepen maar niet beperkt tot het te kwader trouw melden van een vermoeden van een misstand, kan leiden tot (arbeidsrechtelijke) maatregelen tegen de melder.
2. De regeling is niet bedoeld voor onder meer:
   • Het melden van persoonlijke klachten over aangelegenheden in verband met de werkzaamheden;
   • Het melden van gewetensbezwaren in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten en;
   • Het uiten van kritiek op door de werkgever gemaakte beleidskeuzes.

Hoofdstuk 8: Overige informatie

Artikel 14. Publicatie

De directie draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van de werkgever.

Artikel 15. Rol Ondernemingsraad

In voorkomend geval brengt de directie de Ondernemingsraad op de hoogte van een gedane melding. Daarbij wordt de Ondernemingsraad slechts een indicatie van de aard van de melding gegeven en wordt zij geïnformeerd over de uitkomst van het onderzoek en het standpunt van de werkgever. De identiteit van de melder wordt hierbij niet bekend gemaakt.

Artikel 16. Inwerkingtreding regeling

1. De regeling treedt in werking op 18 december 2023
2. De regeling wordt aangehaald als ‘’Regeling inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht Driessen B.V.