Het voeren van een eindejaarsgesprek, hoe pak je dat tijdens de coronacrisis aan?

Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat voor veel organisaties de eindejaarsgesprekken op de agenda staan. Maar hoe pak je dit aan wanneer het afgelopen jaar vooral in het teken stond van de coronacrisis? Een jaar waarin gemaakte afspraken werden uitgesteld en waarin voor velen van ons de manier van werken compleet veranderde. Als leidinggevende op afstand heb je misschien het gevoel dat je veel minder zicht hebt op het functioneren van je medewerkers. En hoe representatief is het beeld van de afgelopen periode dan? Toch is het juist nu van groot belang om met elkaar in gesprek te gaan over doelstellingen en prestaties. Met deze tips kom je goed voorbereid voor de dag.

Pas je aan

Nu thuiswerken de norm is, zal de setting van het eindejaarsgesprek er anders uitzien. Ook qua inhoud is het goed om na te denken welke punten je juist nu bespreekbaar wilt maken. Een goede voorbereiding is daarbij essentieel. Zorg ervoor dat je het gesprek ruim van tevoren plant en geef bij de uitnodiging al aan welke onderwerpen je tijdens het gesprek aan bod wilt laten komen. Speel in op de huidige situatie door onderwerpen als thuiswerken en samenwerking op afstand te bespreken.

Evalueer ondanks alle veranderingen ook de afspraken die vorig jaar gemaakt zijn. Is het eindejaargesprek normaal gesproken een éénzijdig gesprek waarbij vooral de leidinggevende aan het woord is? Laat dit in de huidige situatie dan een keer los. Vraag de medewerker welke punten hij of zij graag wil inbrengen. Besteed daarbij extra aandacht aan hoe de medewerker de afgelopen periode ervaren heeft en vraag naar de verwachtingen die hij van je heeft als leidinggevende op afstand. Veel medewerkers hebben de afgelopen periode meer dan ooit stil gestaan bij welke kant ze op willen met hun persoonlijke ontwikkeling en wat ze belangrijk vinden in hun werk. Neem de tijd om deze (persoonlijke) doelen en wederzijdse verwachtingen voor de komende periode met elkaar te bespreken.

Maak zaken bespreekbaar

Het is nooit gemakkelijk om een medewerker duidelijk te maken dat hij niet naar verwachting functioneert. Maar wanneer je dit nieuws moet overbrengen via een digitale verbinding kan dit extra lastig zijn. Je mist een groot deel van elkaars lichaamstaal en reageert anders op elkaar dan in een fysiek gesprek. Afwachten tot we weer naar kantoor kunnen is natuurlijk geen optie. Maar je wilt de medewerker in deze lastige periode ook niet ontmoedigen. Ga daarom eerst goed voor jezelf na of de mindere prestaties het gevolg zijn van de situatie rondom de coronacrisis. Wees niet bang om jezelf iets milder op te stellen dan je normaal gesproken zou doen. Bedenk wat je wilt bereiken met het gesprek en welke boodschap je aan de medewerker wilt overbrengen. Toon begrip voor de situatie en check vaker dan normaal of je boodschap helder en expliciet genoeg is. Op beeld kunnen dingen anders overkomen dan dat ze bedoeld zijn. Maak tot slot goede afspraken en leg deze vast zodat jullie hier op een later moment op terug kunnen komen.

Zorg voor positiviteit

Of de medewerker in de afgelopen periode nu minder heeft gepresteerd of juist meer. Probeer het gesprek altijd af te ronden met een gezonde dosis positiviteit. Thuiswerken met kinderen en partner, een geïmproviseerde werkplek aan de keukentafel en niet zomaar een praatje kunnen maken met een collega bij het koffieapparaat. De coronacrisis vergt een enorm aanpassingsvermogen van ons allemaal. Om nog maar niet te spreken over de zorgen die de crisis met zich mee brengt.

Blijf daarom altijd met elkaar in gesprek. Een eindejaarsgesprek is een mooi moment om nog beter na te denken over wat je samen wilt evalueren, maar laat dit niet het enige moment zijn. Geef je medewerkers het vertrouwen dat ze verdienen en complimenteer ze over hun aanpassingsvermogen, betrokkenheid of collegialiteit. Dit zal je medewerkers aanmoedigen om er de komende tijd samen tegenaan te gaan.