Nieuwe privacywet
Sinds invoering van de AVG op 25 mei 2018 zijn de regels voor het bewaren en verwerken van (persoons)gegevens uitgebreid en strenger geworden. Ook de regels voor het screenen en checken van sollicitanten zijn aangescherpt. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is als toezichthouder volstrekt duidelijk op dit punt: het is in beginsel verboden om sollicitanten te screenen en hun social media te checken. Er is slechts één uitzondering op dit verbod, namelijk wanneer de screening “noodzakelijk en relevant” is voor de baan en de sollicitant van te voren ook geïnformeerd is over de screening (bijvoorbeeld in de vacaturetekst).
Do’s & don’ts als werkgever
Of je als werkgever je sollicitant(en) wilt screenen vereist dus op voorhand een zorgvuldige afweging:
- Heb ik een (legitieme) reden om eventuele sollicitanten voor deze functie te screenen?
- Welke specifieke gegevens zijn met het oog op die reden relevant?
- Is het checken van social media daarbij noodzakelijk?
Als (potentiële) werkgever mag je uitsluitend onder deze voorwaarden een sollicitant screenen. Daarbij is het ook verstandig om de sollicitant te informeren over de screening, bijvoorbeeld in de vacaturetekst zelf. Maakt het daarbij uit dat de sollicitant zelf toestemming hiervoor geeft of het social media profiel volledig openbaar is voor een ieder? Nee, dat is niet relevant. Voorzichtigheid is dus geboden.
Hoe gaat Driessen als uitzendbureau hiermee om?
Bij de werving en selectie die wij voor onze opdrachtgevers verrichten ligt de focus niet alleen op de harde criteria, zoals de vraag of iemand wel de gevraagde diploma’s heeft. Maar juist of de persoon matcht met de omgeving waar hij of zij tewerkgesteld wordt. Dit draagt bij aan de duurzaamheid van de plaatsing en niet in de laatste plaats het werkgeluk van de medewerker.
Representativiteit is in de publieke sector (zeker voor bepaalde functies) natuurlijk een belangrijk aspect. Social media uitingen van een kandidaat kunnen daar een goede indruk van geven. Maar is het checken dan een legitieme reden en, misschien nog belangrijker, is het noodzakelijk? Het antwoord op die vraag zal niet snel positief luiden. Driessen kijkt hier per vacature dan ook kritisch naar.
Advies
Kort gezegd is terughoudendheid zeker geen overbodige luxe bij het screenen en checken van sollicitanten. Besluit je als werkgever toch te screenen? Wees dan vooral open en transparant over de reden waarom en wijze waarop je screent en respecteer de privacy van de sollicitant door eventuele verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig te behandelen en niet langer te bewaren dan noodzakelijk is. En last but not least... De informatie op internet hoeft niet altijd waar te zijn. Ga dus zorgvuldig met de gevonden informatie om. Meer weten? Neem contact met ons op.