Veel organisaties hebben moeite met het verkrijgen van grip op externe inhuur. Ze worstelen met overzicht, regie en kostenbeheersing. De manier waarop organisaties inhuurprocessen organiseren, verschilt sterk. In dit artikel bespraken we verschillende vormen om inhuurprocessen te organiseren, van flexibele oplossingen tot volledige ketenintegratie. Bij elke aanpak hoort een passend inhuurmodel. Welke sluit het beste aan bij de behoeften en structuur van jouw organisatie? Het begint met inzicht in de verschillende opties. In dit artikel zetten we de opties op een rij, met de bijbehorende voor- en nadelen.
1. Gedecentraliseerd
Een gedecentraliseerde aanpak houdt in dat afdelingen of managers zelf verantwoordelijk zijn voor het inhuren van extern talent. Dit model biedt veel flexibiliteit, omdat managers direct kunnen schakelen met leveranciers of zelfstandigen. Dit kan vooral aantrekkelijk zijn als je behoefte hebt aan een snelle en flexibele vorm van inhuur.
+ De inhuur is snel en flexibel, waardoor je snel kan reageren op veranderende behoeften.
+ Managers hebben direct invloed op de selectie van personeel, waardoor de betrokkenheid hoog is en de kans groter dat de juiste persoon voor de functie wordt gevonden.
- Er is weinig overzicht over de totale inhuurkosten.
- Het aantal leveranciers kan snel oplopen, wat het onoverzichtelijk maakt.
- Zonder centrale regie is er weinig controle over de processen, wat kan leiden tot een versplinterd en inconsistente aanpak.
2. Preferred suppliers
In een model met preferred suppliers kies je voor een select aantal leveranciers die bijvoorbeeld via een aanbesteding zijn geselecteerd. Dit kunnen voorkeursaanbieders zijn van uitzendkrachten, de zogenaamde mantelcontracten, maar ook van hoogopgeleide specialisten en professionals op bepaalde domeinen, zoals ICT of finance.
+ Er ontstaat meer structuur door het aantal leveranciers te beperken.
+ Flexibiliteit blijft behouden doordat de organisatie met een kleine groep leveranciers werkt, maar zonder volledig afhankelijk te worden van één partij.
- Er is (tenzij anders afgesproken) geen verplichting voor de leveranciers om samen te werken, wat kan leiden tot inconsistentie in het proces.
- De effectiviteit van de inhuur kan afnemen als de leveranciers geen duidelijke samenwerking hebben, waardoor de kwaliteit van de inhuur in gevaar komt.
3. Broker
Een broker fungeert als tussenpersoon tussen de organisatie en de leveranciers van extern talent. Dit model is geschikt als je met veel leveranciers werkt en hier weinig grip op hebt. De broker neemt de administratieve last uit handen, zorgt voor eenduidige processen en is het Single Point of Contact (SPOC) voor zowel de leveranciers als de inhurende organisatie. De broker draagt niet alleen zorg voor de contractering van de externen, maar is vaak ook verantwoordelijk voor het screenen van het extern personeel op onder andere identiteit en VOG. Ook ontzorgt de broker de organisatie bij urenverantwoording, facturatie en betaling, ondersteund door de vaak eigen inhuursoftware.
+ Alle inhuur wordt gecentraliseerd bij één aanspreekpunt, wat het proces overzichtelijker maakt.
+ De broker zorgt voor administratieve efficiëntie, waaronder contractering, screening en betaling, waardoor je tijd en middelen bespaart.
+ Dit model biedt meer grip op compliance en kostenbeheersing, doordat de broker inzicht heeft in het totale proces.
- De afstand tussen hiring managers en leveranciers wordt groter, waardoor het moeilijker is om de juiste kandidaten te vinden die goed aansluiten bij de cultuur en de specifieke wensen van de organisatie.
4. Master Vendor
In het Master Vendor-model wordt één externe partij aangewezen om het volledige inhuurproces te regelen, van het vinden van kandidaten tot het sluiten van contracten en het verzorgen van de betalingen. Elke inhuuraanvraag, ongeacht niveau en type functie, komt bij de Master Vendor terecht. Dit model is vooral geschikt voor organisaties met structurele inhuurbehoeften en kan helpen bij het stroomlijnen van inhuurprocessen.
+ Doordat de Master Vendor de arbeidsmarkt en leveranciersmarkt goed kent, kan zij vaak betere inkoopvoorwaarden uitonderhandelen. Dit leidt tot inkoopvoordeel en dus kostenreductie voor je organisatie.
+ De Master Vendor is verantwoordelijk voor zowel sourcing als het volledige administratieve proces, wat zorgt voor een efficiënter inhuurproces.
+ Het gebruik van een Vendor Management Systeem (VMS) zorgt voor automatisering van het gehele proces, van aanvraag tot betaling, waardoor de efficiëntie verhoogt.
- De organisatie is afhankelijk van één leverancier, wat de flexibiliteit beperkt, vooral als er specifieke vaardigheden nodig zijn die de Master Vendor niet kan leveren.
- Dit kan de keuzevrijheid voor de organisatie verminderen, en het risico bestaat dat de Master Vendor niet altijd in staat is om de juiste kandidaten te leveren.
5. Managed Service Provider (MSP)
De MSP is een partij die volledig verantwoordelijk is voor het beheer van het inhuurproces, zonder zelf kandidaten aan te leveren. Dit model is geschikt wanneer je een groot inhuurvolume hebt en op zoek bent naar transparantie en efficiëntie. Het MSP-model helpt bij het verlagen van inhuurkosten en bij het naleven van wet- en regelgeving.
+ De MSP biedt volledige regie over het inhuurproces, inclusief de selectie van leveranciers en het beheer van inhuurcontracten.
+ Dankzij het gebruik van een VMS-systeem is er beter overzicht en kunnen inhuurkosten efficiënter worden beheerd.
+ De MSP kijkt naar de gehele keten van inhuur, waardoor ze in staat is de totale kosten van inhuur (TCO) te verlagen.
- Dit model vereist een aanzienlijke investering in analyse en strategieontwikkeling, wat alleen rendabel is als er voldoende inhuurvolume is.
- De flexibiliteit wordt beperkt, waardoor het moeilijker wordt om snel te reageren op plotselinge veranderingen in de personeelsbehoefte.
6. Total Talentmanagement (TTM)
Total Talentmanagement gaat nog verder dan het MSP-model. Hierbij worden zowel vast personeel als flexibele arbeidskrachten beheerd door één externe partij. Dit model biedt volledig inzicht en regie over het gehele personeelsbestand, wat handig is wanneer je voor zowel vast personeel als flexibele schil een geïntegreerde benadering wil.
+ Volledig inzicht in alle personeelskeuzes en -uitgaven, wat de strategische regie vergroot.
+ Het biedt uitgebreide voordelen op het gebied van compliance, kostenbeheer en leveranciersmanagement.
- De implementatie van TTM is complex en kostbaar, wat het alleen rendabel maakt voor organisaties met voldoende inhuurvolume.
- Het model kan de betrokkenheid van hiring managers bij het selectieproces verminderen, wat voor sommige organisaties een uitdaging kan zijn.
Welke vorm past bij jouw organisatie?
De keuze voor een inhuurmodel hangt af van verschillende factoren, zoals het volume van inhuur, de mate van controle die je nodig hebt en de flexibiliteit van de organisatie. Organisaties met een laag inhuurvolume en een dynamische vraag zullen mogelijk het beste af zijn met een gedecentraliseerde aanpak. Voor organisaties die meer grip willen op hun inhuur zonder volledige centralisatie, biedt een model met preferred suppliers of een broker een goed evenwicht. Organisaties die kostenbesparing en procesoptimalisatie nastreven, kunnen profiteren van een Master Vendor, terwijl organisaties met strategische inhuurbehoeften vaak voor een MSP kiezen. TTM is vooral geschikt voor grotere organisaties die volledige regie over hun totale personeelsbestand willen.
Het is belangrijk op te merken dat de verantwoordelijkheden en processen, zoals de samenwerking tussen leveranciers of de uitvoering van screening, kunnen variëren afhankelijk van de specifieke contractuele afspraken tussen de organisatie en de leveranciers.
Conclusie
Er is geen one-size-fits-all oplossing voor inhuurregie. De beste keuze hangt af van de specifieke behoeften van jouw organisatie en de mate van controle die je wenst over de processen. Het is belangrijk om goed na te denken over welke vorm het beste aansluit bij jouw strategie en operationele doelen.
Wil je weten welk model het beste past bij jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.