Na het opstarten van de computer wordt vaak als eerste de e-mail inbox geopend. Je wordt dan direct geconfronteerd met allerlei vragen, werkzaamheden en andere (ir)relevante berichten. Dit levert direct stress op. Maar wat gebeurt er als je de inbox afsluit?
Ten eerste daalt het aantal keer dat je in een uur van scherm wisselt enorm. Wanneer de inbox openstaat wissel je namelijk gemiddeld 37 keer per uur van scherm, terwijl dit maar 18 keer is wanneer je inbox afgesloten is. Dit laat zien dat je minder aan ‘multitasking’ doet, waardoor de normale hartslag terugkeert en het stressniveau volgens onderzoek omlaag zou gaan. En het dalen van het stressniveau zorgt er op haar beurt voor dat je je beter kunt concentreren en beter in staat bent taken uit te voeren. Dat klinkt positief, maar het negeren van e-mail en het afgesloten laten van je inbox is natuurlijk geen optie. Daarom in dit blog een aantal tips die je kunnen helpen zo min mogelijk stress te ervaren van een steeds volstromende inbox.
Check je e-mail op vaste tijden
Vaak zijn we geneigd onze inbox de hoogste prioriteit te geven en onze dag ermee te starten. Dit zorgt ervoor dat je bij de start van je werkdag al direct overladen wordt met taken, werkzaamheden en vragen die je misschien niet op de planning had staan voor die dag. Bovendien word je gedurende de gehele dag gestoord door ongeplande e-mails met bijbehorende acties. Kies er daarom voor om je e-mail op vaste tijden te checken, bijvoorbeeld om 11 uur ’s ochtends en om 4 uur ’s middags. Op deze momenten zijn vaak de belangrijkste werkzaamheden van de ochtend en de middag afgerond en heb je tijd voor eventuele nieuwe informatie of acties.
Schrijf je uit voor irrelevante geautomatiseerde e-mails
Je inbox stroomt waarschijnlijk vol met geautomatiseerde e-mails, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven, waarvoor je je ooit ingeschreven hebt. Vaak zijn deze e-mails niet (meer) relevant en verwijder je ze zelfs zonder te openen. Schrijf je daarom uit voor dit type e-mails. Het is wettelijk verplicht om in geautomatiseerde e-mails waarvoor je je kunt inschrijven ook de mogelijkheid te bieden om je uit te schrijven via een eenvoudige link. Maak daar dus gebruik van als je denkt dat e-mails je inbox voornamelijk vervuilen.
Omarm het idee van een lege inbox
Je hoor het steeds vaker en in de Mailbox app voor iOS krijg je er zelfs een compliment voor: het creëren en behouden van een lege inbox. Het klinkt misschien onmogelijk, maar het is eigenlijk heel gemakkelijk.
Maak gebruik van mappen; een archiefmap, een actiemap en een inboxmap. In je archiefmap plaats je alle e-mails die geen directe actie van je vereisen, maar wel bewaard moeten blijven. E-mails kun je altijd terugvinden via de zoekfunctie in je e-mailprogramma. De actiemap gebruik je voor alle e-mails die op een bepaalde manier actie van je vereisen. De daadwerkelijke acties zet je dan op je persoonlijke takenlijst. In je inbox blijft dan geen e-mail over buiten je ongelezen e-mail. En zorg er dan vooral voor dat je aan het eind van je werkdag al je ongelezen e-mails nog even categoriseert; ofwel in de archiefmap, ofwel in de actiemap. En dan is er natuurlijk ook altijd nog de optie om een e-mail direct te verwijderen.
Rustiger mailverkeer begint bij jezelf
Ook niet onbelangrijk: ga bij jezelf na hoe jij de e-mailstroom kunt verminderen. Verwacht je na jouw vraag bijvoorbeeld een wedervraag? Pak dan de telefoon of gebruik de interne chat van je organisatie. En weet je zeker dat diegene in de CC van de door jou verstuurde e-mail moet staan? Plaats iemand enkel in de CC-regel als diegene daar specifiek om gevraagd heeft of als je e-mail informatie bevat die direct van belang is voor de werkzaamheden van diegene.
Bronnen: Nu.nl, Frankwatching.com, Jobat.be, Goedgevoel.be