Aanbesteden en tenders

Alles over aanbesteden en tenders

In de snel veranderende maatschappij en arbeidsmarkt is de inhuur van flexibele arbeid voor zowel publieke als private organisaties van strategisch belang. De kernprocessen moeten blijven draaien, en daar is (flexibel) vakmanschap voor nodig. Er zijn organisaties die eens in de zoveel tijd de opdracht voor flexibele arbeid opnieuw moeten aanbesteden. Wie op zoek is naar de optimale partner in het voorzien van flexibel personeel, doet er goed aan om binnen dat proces te investeren in een gedegen voorbereiding van de aanbesteding, inclusief marktconsultatie. Zo bepaal je de juiste route richting de meerdere kwalitatief goede inschrijvingen die je wenst. 

Hoewel aanbestedingen vaak worden geassocieerd met de publieke sector, spelen tenders een steeds grotere rol in de profitsector. Bedrijven die op zoek zijn naar de beste leveranciers voor hun flexibele arbeid, kiezen vaker voor een tenderprocedure om objectief de meest geschikte partner te selecteren. Dit helpt om de beste prijs-kwaliteitverhouding te realiseren en langdurige, strategische partnerships op te bouwen.

Voorbereiden van een aanbesteding

Een tender- of aanbestedingstraject begint vaak een jaar tot anderhalf jaar voor publicatie. Het is belangrijk om vooraf helder te hebben wat de organisatie nodig heeft van een leverancier van flexibel personeel. Maak gebruik van interne kennis en betrek HR-medewerkers en inkopers. Analyseer eerdere ervaringen met leveranciers: wat ging goed, wat kan beter? Zo bepaal je de belangrijkste selectiecriteria en uitdagingen voor toekomstige leveranciers.

De markt bevragen: een marktconsultatie

Een marktconsultatie helpt om beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden en innovaties in de markt. Dit kan schriftelijk of mondeling plaatsvinden. Door de markt tijdig te betrekken, krijg je waardevolle input over trends, risico’s en haalbaarheid. Dit helpt bij het opstellen van een realistische en goed doordachte aanbesteding. Marktconsultaties kunnen openstaan voor alle partijen of gericht plaatsvinden met een selectie van leveranciers.

Tips & tricks vanuit onze eigen aanbestedingsexpert

1. Marktconsultatie in een persoonlijke setting: Een combinatie van schriftelijke en mondelinge marktconsultaties werkt het beste. Één-op-één gesprekken met marktpartijen leveren vaak meer waardevolle inzichten op.
2. Zorg voor onderscheidende criteria: Stel gunningscriteria op waarin marktpartijen zich kunnen onderscheiden, zoals hun rol als werkgever, de binding van medewerkers en de continuïteit van dienstverlening.
3. Vergelijk appels met appels: Gebruik een open loonsomopbouw voor transparantie in de prijscomponenten. Dit maakt een eerlijke vergelijking mogelijk en minimaliseert risico's.
4. Stel eisen die passen bij de huidige markt: Pas de eisen aan de huidige marktsituatie aan. Verouderde eisen kunnen niet meer haalbaar zijn in de huidige arbeidsmarkt.
5. Ruimer dan minimumtermijnen: Hanteer ruimere termijnen dan de wettelijke minimumtermijnen om inschrijvers voldoende tijd te geven voor een grondige en kwalitatieve inschrijving.
6. Durf die 10 te geven: Wees niet bang om uiterste scores toe te kennen bij de beoordeling van gunningscriteria. Dit zorgt voor een duidelijke differentiatie in de kwaliteit van inschrijvingen.